Keterampilan membuat event memang tidak dimiliki oleh semua orang, karena dalam mensukseskannya perlu persiapan yang tidak mudah. Tentunya dalam hal ini kita memerlukan bantuan dari Bali event organizer yang paham segala sesuatu tentang acara yang ingin diselenggarakan. Mulai dari kerangka konsep hingga tujuan mengapa event tersebut diadakan.
Langkah-Langkah Bali Event Organizer Sebelum Mempersiapkan Acara
Sebelum memulai sebuah acara, pastinya ada proses persiapan Panjang demi kesuksesan acara tersebut. Meskipun sebuah event hanya dilakukan sehari saja namun sederet persiapan dilakukan jauh hari sebelum pelaksanaan. Sebuah acara pastinya selalu memiliki tujuan tertentu. Mulai dari hanya sebatas ceremonial, ajang promosi, perayaan atau tujuan lain. Pastinya jika ingin acara yang Anda selenggarakan sukses harus ada persiapan dalam mengelola acara tersebut. Berikut beberapa hal yang harus dipersiapkan saat ingin membuat event di Bali
1. Tentukan Konsep, Tema dan Detail Tujuan Acara
Bagi Bali event organizer, tujuan merupakan hal paling penting yang nantinya menjadi dasar tahapan persiapan selanjutnya. Selain itu tema dan konsep juga harus dipikirkan dengan matang di awal tahap persiapan. Tema, konsep, dan tujuan yang jelas dan menarik tentunya akan menarik dan siapa saja yang terlibat didalamnya menjadi lebih nyaman dan betah melakukan tugasnya masing-masing.
2. Pembagian Tugas Dengan Tim Bali Event Organizer
Kesuksesan sebuah acara atau event tidak akan lepas dari keselarasan dan kekompakan tim. Dengan tim yang solid tentu akan memberikan hasil maksimal. Nah, persiapan selanjutnya adalah pembagian tugas dan SOP masing-masing personil tim event.
Oleh karena itu seyogyanya membuat kelompok atau devisi lengkap dengan ganbaran tugas yang terperinci dan jelas. Kemudian serahkan posisi dan tugas tersebut kepada personal yang cocok agar pengerjaan tugasnya lebih semangat. Dengan pembagian tugas ini, setiap individu juga dapat mengerti dan paham tugasnya masing-masing. Dan yang terpenting lagi, selalu lakukan kordinasi antar divisi agar semua pihak yang terlibat memiliki kesepahaman yang sama.
3. Penyusunan Anggaran Event
Anggaran atau dalam istilah EO sering disebut dengan budgeting merupakan komponen yang penting untuk dipersiapkan dalam mensukseskan jalannya event yang akan diselenggarakan. Nantinya anggaran dana ini akan dipergunakan untuk membeli atau menyewa perlengkapan, tempat, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan kesuksesan acara.
4. Persiapan Timeline Sampai Dengan Eksekusi Acara
Sebuah event yang baik tentu membutuhkan persiapan khusus, terlebih jika event cukup besar. Oleh karena itu Anda perlu membuat timeline mulai dari persiapan, hari pelaksanaan hingga evaluasi pasca acara sehingga tidak ada rundown acara yang tertinggal. Penting bagi Anda untuk membuat target persiapan dalam bentuk timeline untuk mengetahui sampai mana kinerja yang sudah dicapai dan terselesaikan. Serta hal-hal apa saja yang harus segera diselesaikan agar sesuai jadwal perencanaan. Dengan adanya timeline ini semua persiapan event yang Anda selenggarakan lebih terkontrol.
5. Tentukan Cara Promosi Dan Iklan
Event dapat dikatakan berhasil tidak hanya bergantung pada keunikan konsep saja, akan tetapi juga membutuhkan cara publikasi yang tepat. Karenanya, media online yang banyak dimiliki oleh masyarakat menjadi sarana publikasi yang sangat membantu. Anda bisa mengajak semua panitia untuk berpartisipasi dalam mempublikasikan event yang Anda lakukan melalui media sosial yang mereka miliki. Selain itu juga bisa dengan membuat brosur, poster, iklan radio ataupun cara lainnya.
Itulah beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum menyelenggarakan event. Selain promosi yang dilakukan melalui media sosial, brosur, dan poster Anda juga dapat bekerjasama dengan Bali event organizer melalui